Personvernerklæring
Personvern og informasjonssikkerhet er viktig for oss!
Bamble kommunes personvernerklæring skal gi informasjon til innbyggerne og andre brukere av våre tjenester, og bidra til trygghet og tillit til at personopplysninger blir ivaretatt på en korrekt og forsvarlig måte.
Hva betyr de nye personvernreglene (GDPR)?
20. juli 2018 trådte ny personvernlovgivning (også kalt GDPR) i kraft. Dette medfører at personvernlovgivningen blir lik i hele Europa. Loven gir deg som innbygger rett til selv å bestemme hvordan dine personopplysninger skal behandles og hvem som skal få tilgang til dine personopplysninger.
Det blir strengere krav til dokumentasjon og risikovurdering for virksomheter og de registrertes rettigheter er på flere områder styrket.
De nye reglene innebærer blant annet:
- Mer åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger. Den som ber om samtykke til å bruke opplysninger skal gi klar og tydelig informasjon om hvordan personopplysninger skal brukes.
- Bruk av personopplysninger skal begrunnes og begrenses. Det vil ikke være lov å samle inn eller lagre personopplysninger man ikke trenger. Opplysninger som det ikke lenger er behov for, skal slettes.
- Uriktige eller ufullstendige opplysninger skal rettes.
- Under visse betingelser kan man ha rett til å ta med seg personopplysninger fra en virksomhet til en annen.
- Den enkelte får i visse tilfeller en rett til å protestere mot behandling av sine personopplysninger.
- Den enkelte kan slippe at det blir truffet viktige avgjørelser basert på en helautomatisert behandling av personopplysninger.
- Det blir adgang til å ilegge et betydelig høyere gebyr ved overtredelse av reglene.
Personvern-prosjekt
Bamble kommune har nedsatt et prosjekt som skal jobbe med implementering av den nye loven. Det for å sikre at vi som kommune oppfyller våre forpliktelser etter nytt regelverk. Det jobbes med å få oversikt over alle behandlinger av personopplysninger som skjer i kommunen. Prosjektet har også fokus på en del tekniske og organisatoriske tiltak som skal gjøre at kommunen blir enda bedre til å håndtere personopplysninger om våre innbyggere og ansatte. Det vil bli publisert fortløpende endringer etter hvert som prosjektet klargjør dokumentasjonen.
Bamble kommune har i mange år hatt personvernombud, men det vil også komme endringer her.
Hvem er behandlingsansvarlig?
Rådmannen i kommunen er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.
Databehandler
På mange områder har Bamble kommune inngått avtaler med eksterne leverandører om å utføre oppgaver på vegne av Bamble kommune. Dette gjelder for eksempel IT-leverandører. Disse inngår vi såkalte databehandleravtaler med for å regulere hvordan de behandler personopplysninger på vegne av Bamble kommune. De kan ikke bruke opplysningene til andre formål enn det som er avtalt med Bamble kommune, og de har samme taushetsplikt som ansatte i Bamble kommune.
Mottaksadresse for databehandleravtaler er postmottak@bamble.kommune.no
Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?
Bamble kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelsene vi får fra deg.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger finner du blant annet i forvaltningsloven, offentlighetsloven, arkivloven og flere særlover. Alle kommunens saksdokumenter er som hovedregel offentlige, så sant de ikke er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Det er viktig å være klar over at i offentlighetsforskriften § 7, jf. § 6, fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet.
Bamble kommune skal bare behandle nødvendige personopplysninger om deg.
Som regel behandler vi personopplysninger som navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer, e-post adresse og annen relevant informasjon. Henvendelser du sender til oss danner grunnlaget for hvilke personopplysninger som blir registrert. Ofte behandler vi også særskilte personopplysninger (sensitive), for eksempel opplysninger om helse. Se eget avsnitt under om taushetsplikt.
Du kan lese mer på Datatilsynet sine nettsider om hva er en personopplysning:
Datatilsynet - hva er en personopplysning
Bamble kommune skal behandle personopplysningene dine på en lovlig og sikker måte.
Å behandle opplysninger betyr for eksempel:
- å samle dem inn
- registrere dem
- sette dem sammen
- lagre dem
- utlevere dem
I noen tilfeller ønsker vi å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre lovpålagte oppgaver og du vil bli informert om at det er frivillig å gi fra seg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene (f.eks. spørreundersøkelser).
Samtykke
I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen av dine personopplysninger. Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake.
Hvor henter vi opplysningene fra?
Når du registrerer deg hos Bamble kommune, vil vi be deg om opplysninger for å kunne følge deg opp på en god måte. Vi skal ikke be deg om flere opplysninger enn det som er nødvendig.
Opplysninger vi henter inn fra andre
Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi dersom det er nødvendig hente opplysninger om deg fra andre offentlige virksomheter, offentlige registre (ligningsopplysninger, folkeregister, skatteetaten, NAV) eller andre instanser, skal vi ikke innhente flere opplysninger enn det som er nødvendig. Vi skal bare bruke opplysningene til det formålet de er innhentet for, med mindre vi har lov til å gjenbruke opplysningene til andre formål. Du har rett til å kreve informasjon og innsyn i hvilke personopplysninger vi innhenter fra andre enn deg selv.
Hvem deler vi dine personopplysninger med?
Ved enkelte anledninger blir dine personopplysninger formidlet til andre. Det kan være samarbeidsorgan (for eksempel NAV og Husbanken) eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til f.eks. SSB og Skatteetaten. Det kan eksempelvis også være driftsleverandører eller andre som må utføre oppgaver på vegne av kommunen og har tilgang til dine opplysninger.
Bamble kommune vil i slike tilfeller forsikre seg om at utvekslingen er basert på lovlig grunnlag, at taushetspliktbestemmelser overholdes og at eventuelle nødvendige avtaler blir inngått.
Opplysningene kan i forbindelse med dette også bli overført til land utenfor Europa, men dette blir regulert i egne avtaler. Informasjon om dette vil bli offentliggjort på våre nettsider etter hvert.
Du har alltid rett til å vite hvorfra vi henter opplysningene om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser fra kommunen. Det enkelte fagområde skal opplyse deg om dette i forbindelse med søknad om tjeneste eller ytelse fra kommunen.
Hvor lenge lagrer vi opplysningene?
Vi skal ikke lagre opplysninger om deg lenger enn det som er nødvendig. Imidlertid har Bamble kommune arkivplikt etter arkivloven, og vi må derfor som hovedregel oppbevare opplysningene også etter at saksbehandlingen er avsluttet (arkivloven).
På hvilken måte samler vi inn dine personopplysninger?
Du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via nettskjema på hjemmesiden vår. Opplysninger du fyller inn i, oversendes elektronisk til Bamble kommune. Opplysningene gjør kommunen i stand til å utføre saksbehandlingen av din henvendelse.
Bamble kommune ønsker å gi innbyggerne et digitalt svar på henvendelsene som sendes inn. Det krever at vi må være sikre på at mottaker er rett person. Du blir derfor bedt om å fylle inn fødselsnummer i enkelte skjema. Alle personopplysninger vil bli behandlet fortrolig og vil utelukkende bli brukt til saksbehandling av saken innsendelsen gjelder. Fødselsnummer vil aldri vises på offentlig tilgjengelige dokumenter.
Vi henter inn dine personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og Fylkesmannen.
Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?
Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel tilgangsstyring på alle våre fagsystemer, gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene. Alle ansatte i kommunen gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles.
Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:
- uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
- opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de
- opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert
Datatilsynet har nylig lagt ut en nyhet som har konsekvenser for alle nettsteder som bruker Facebooks Like-knapp og liknende plugins – Les mer her
Like-knappen er en plugin som sender data til Facebook med én gang du besøker nettstedet, enten du er medlem av Facebook eller ikke og uavhengig av om du faktisk har klikket på knappen.
EU-domstolen avsa for litt siden en dom der en nettbutikk som brukte denne Like-knappen har delt behandlingsansvar med Facebook for denne behandlingen hvor data blir sendt til Facebook.
Siden data blir sendt med en gang du besøker nettstedet kan det bli problemer dersom det brukes samtykke som behandlingsgrunnlag.
Grunnen er at samtykke må avgis før behandlingen av personopplysninger finner sted, og behandlingen finner jo sted ved besøk på nettstedet.
Tilsvarende gjelder informasjonsplikten, siden informasjonen må gis når behandlingen av personopplysninger begynner.
Dine rettigheter
Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din, er det vi som har bevisbyrden for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.
Du har rett til innsyn
Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.
Vi anbefaler at du sender inn elektronisk skjema for innsyn i egne opplysninger:
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Du må derfor legge ved kopi av gyldig legitimasjon, dersom du sender vanlig brev eller fyller ut skjema manuelt. Dette gjør vi for å være sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å være deg.
Informasjon. Du har rett til å få forståelig informasjon om hvilke opplysninger Bamble kommune behandler om deg, formål, rettsgrunnlag og dine rettigheter som registrert.
Retting. Det er viktig at opplysninger vi har om deg er riktige og at de er nødvendige for den behandlingen Bamble kommune skal gjøre. Du kan kreve at opplysninger om deg blir rettet hvis opplysningene er feil eller ufullstendige. Du vil også kunne ha rett til å få supplert dem med korrekte opplysninger.
Sletting. I særlige tilfeller vil du kunne ha rett til å få slettet opplysninger om deg. Da er forutsetningen at Bamble kommune ikke har en lovpålagt plikt til å lagre opplysningene som dokumentasjon etter arkivloven.
Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.
Innsigelse – du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.
Digitalt format - Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.
Automatiserte individuelle avgjørelser. Du har rett til å bli informert om automatiserte avgjørelser.
Datatilsynet - automatiserte avgjørelser
Klage til Datatilsynet. Du har rett til å klage til Datatilsynet hvis du ikke er fornøyd med hvordan vi behandler personopplysninger om deg, eller hvis du mener behandlingen er i strid med personvernreglene. Informasjon om hvordan du går frem finner du på nettsidene til:
Gratis - Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrden for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.
Partsinnsyn etter forvaltningsloven - Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.
Pressen og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven
Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.
Taushetsplikt etter forvaltningsloven §13
Alle i kommunen har taushetsplikt etter forvaltningsloven §13.
Ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til personlige opplysninger som etter loven krever skjerming. Innholdet og omfanget av taushetsplikten er lovregulert. Det betyr at vi i noen tilfeller er pålagt og videreformidle personopplysninger om deg.
Ansatte i Bamble kommune får bare tilgang til opplysninger om deg hvis det er nødvendig for å behandle saken din. Tilgangen til opplysningene er sikret med tilgangskontroller. Når de ansatte arbeider i datasystemene, blir oppslagene logget og kan spores i ettertid.
Saksbehandling og arkiv
Bamble kommune bruker Public360 arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Public360 er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Tieto som følger offentlige standard (NOARK). Arkivleder er delegert det daglige ansvaret for systemet samt manuelt arkiv, herunder ansvaret for utarbeidelse av nødvendige rutiner ved bruk av dette. Respektive ledere følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.
Det registreres ulike typer personopplysninger i sak- og arkivsystemet og andre fagsystemer. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, fødselsnummer som hentes fra folkeregisteret, organisasjonsnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningens regler.
Saksdokumenter kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for behandling av sensitive personopplysninger.
Bamble kommune er lovpålagt å føre offentlig journal og gjøre denne tilgjengelig for allmennheten på Internett. En journal er systematisk og fortløpende registrering av alle saksdokumenter som blir produsert i kommunen. Journalene gjøres tilgjengelig på kommunens portal under postlister og innsyn.
I tillegg til Offentlig Journal benyttes skytjenesten OpenGov Cases. Dette er en innsynsløsning som viser fulltekstdokumenter som er offentlige. OpenGov Cases henter dokumenter fra sakstypene Byggesak, Plansak, og Oppmåling i Public 360. Dokumentene kan ses med en gang de får status "Journalført".
Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn via Offentlig Journal blir oppbevart (arkivert). Alle innsynskrav fra Offentlig Journal registreres og kvitteres ut i eget skjema. Skjemaet blir journalført ved årets slutt, og vi vil normalt gi innsyn i dette om vi får en slik forespørsel. Henvendelser som kommer utenom offentlig journal blir registrert som egne saker i sakarkivløsningen.
E-post og telefon
Bamble kommune benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Ledere i avdelingene der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).
Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post, men benytt kommunens – Send sikker digital post
Kommunes nettsider og informasjonskapsler
Ved besøk på våre nettsider logges IP-adressen du kommer fra. Denne anonymiseres før den videreformidles til Google Analytics.